Soạn thảo văn bản Microsoft Word (P1)

1. Giới thiệu

Soạn thảo văn bản là công việc được sử dụng rất nhiều trong các cơ quan, xí nghiệp cũng như nhu cầu của bất kỳ cá nhân nào hiện nay.

Từ thủa xa xưa con người đã biết sử dụng máy móc vào việc soạn thảo văn bản (máy gõ chữ). Gõ đến đâu, văn bản được in ra ngay đến đó trên giấy. Các công việc dịch chuyển trên văn bản, cũng như các kỹ năng soạn thảo văn bản còn rất thô sơ, đơn giản. Để tạo ra được một văn bản, đòi hỏi người soạn thảo phải có những kỹ năng sử dụng máy gõ rất tốt (không như máy tính bây giờ, hầu như ai cũng có thể học và soạn thảo được một cách rõ ràng). Soạn thảo là như vậy, còn về in ấn cũng có vô cùng khó khăn. Đó là ngày xưa, khi mà công nghệ thông tin còn chưa phát triển.

Ngày nay, khi mà công nghệ thông tin đang phát triển rầm rộ, công nghệ thay đổi từng ngày, những bài toán, những khó khăn của con người đang dần dần được máy tính hoá, thì việc soạn thảo những văn bản bằng máy tính đã trở thành những công việc rất bình thường cho bất kỳ ai biết sử dụng máy tính. Một trong những phần mềm máy tính được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay là Microsoft Word của hãng Microsoft hay còn gọi phần mềm Winword.

Ra đời từ cuối những năm 1980, đến nay phần mềm Winword đã đạt được tới sự hoàn hảo trong lĩnh vực soạn thảo văn bản cũng như trong lĩnh vực văn phòng của bộ phần mềm Microsoft Office nói chung. Có thể liệt kê các đặc điểm nổi bật của phần mềm này như sau:

- Cung cấp đầy đủ nhất các kỹ năng soạn thảo và định dạng văn bản đa dạng, dễ sử dụng;

- Khả năng đồ hoạ đã mạnh dần lên, kết hợp với công nghệ OLE (Objects Linking and Embeding) bạn có thể chèn được nhiều hơn những gì ngoài hình ảnh và âm thanh lên tài liệu word như: biểu đồ, bảng tính,.v.v.

- Có thể kết xuất, nhập dữ liệu dưới nhiều loại định dạng khác nhau. Đặc biệt khả năng chuyển đổi dữ liệu giữa Word với các phần mềm khác trong bộ Microsoft Office đã làm cho việc xử lý các ứng dụng văn phòng trở nên đơn giản và hiệu quả hơn.

        - Dễ dàng kết chuyển tài liệu thành dạng HTML để chia sẻ dữ liệu trên mạng nội bộ, cũng như mạng Internet. 

2. Soạn thảo tiếng Việt trong Microsoft Word 

Do các bàn phím máy tính được sử dụng ở nước ta hiện nay đều là các bàn phím được xậy dựng trên bảng chữ cái tiếng Anh, nên để soạn thảo các văn bản tiếng Việt bằng MS Word cần phải có các bộ gõ tiếng Việt.

Bộ gõ tiếng Việt, thực chất là một chương trình ứng dụng có nhiệm vụ chuyển đổi các phím trên bàn phím thành chữ Việt theo những quy tắc nhất định - gọi là kiểu gõ. Có nhiều kiêu gõ tiếng Việt, nhưng phổ biến nhất ở phía Bắc là kiểu gõ Telex, được sử dụng đầu tiên trong chương trình Vrest, BKED, và sau này là trong các bộ gõ tiếng Việt dùng cho Windows, Mac.

Kiểu Telex quy định cách gõ tiếng Việt như sau:

Gõ chữ	Hiển thị	Gõ chữ	Hiển thị
aa	â	s	Dấu sắc
aw	ă	f	Dấu huyền
ee	ê	x	Dấu ngã
oo	ô	j	Dấu nặng
ow	ơ	r	Dấu hỏi
uw	ư	z	Bỏ dấu
dd	đ

Có nhiều bộ gõ tiếng việt, trong đó phổ biến nhất là hai bộ gõ Vietkey và Unikey, sử dụng bảng mã TCVN3 (ABC) và Unicode.

Ngoài ra, việc soạn thảo các văn bản tiếng Việt còn phải được sự hỗ trợ của các Font tiếng Việt. Nếu gõ theo bảng mã TCVN3 thì thường chọn các font .Vn như .VnTime, .VnTimeH,... Còn nếu gõ theo bảng mã Unicode thì thường chọn các font như Arial, Time New Roman, Veranda, ...

3. Khởi động và thoát khỏi chương trình
3.1 Khởi động chương trình
Để khởi động chương trình, người dùng có thể sử dung một trong những cách sau:
- Kích chuột tại biểu tượng MS Word trên màn hình chính của hệ điều hành Windows
- Kích chuột  tại nút Start, sau đó đưa chuột tới mục All Programs, rồi kích chuột tại mục MS Word.
- Kích chuột tại nút Start, sau đó chọn mục Run, gõ vào đường dẫn tới tệp chương trình.

3.2 Thoát khỏi chương trình
Kích chuột phải vào thành tiêu đề chọn Close hoặc phím tắt (alt+F4).
Hoặc thoát khỏi chương trình bằng cách đóng cửa sổ chương trình MS Word.
Lưu ý: Trong trường hợp thoát khỏi chương trình mà chưa ghi lại những thay đổi trong tệp văn bản đang soạn, MS Word sẽ đưa ra thông báo:

   + Chọn Yes: lưu lại những thay đổi trong văn bản
   + Chọn No: không lưu lại những thay đổi trước đó
   + Chọn Cancel: hủy thao tác đóng văn bản, trở lại màn hình soạn thảo.

4. Màn hình giao tiếp 

Sau khi khởi động chương trình thành công, màn hình giao tiếp của MS Word bao gồm các thành phần cơ bản sau:

Màn hình giao tiếp

- 1. Office Button: Chứa các lệnh như Tạo mới (New), mở (Open), Lưu (Save), Sao lưu (Save as), Word Options...
- 2. Thanh tiêu đề (title bar): chứa tên chương trình và tên tệp văn bản đang soan thảo.
- 3. Thanh thực đơn (menu bar): chứa các lệnh của MS Word. Người dùng muốn ẩn menu hiện tại thì nháy đúp vào menu đó, phần không gian soạn thảo sẽ được rộng lên.
- 4. Thước (ruler): gồm một thước ngang nằm phía trên vùng văn bản (Horizontal Ruler) và một thước nằm dọc bên trái cửa sổ ứng dụng (Vertical Ruler). Trên các thước còn chứa 1 số kí hiệu định dạng thông dụng. Tắt mở bằng cách chọn menu View và bỏ chọn Ruler

- 5. Vùng nhập văn bản (text area): là phân lớn nhất trong cửa ứng dụng dùng để nhập văn bản. Trong vùng nhập văn bản có con trỏ bàn phím - xác định vị trí của ký tự gõ vào.
- 6. Thanh cuốn (scroll bar): Dùng để xem phần văn bản bị khuất. Có thanh cuốn dọc, nằm bên phải cửa sổ ứng dụng và thanh cuốn ngang, nằm phía dưới cửa sổ ứng dụng.
- 7. Thanh trạng thái (status bar): Hiển thị tình trạng của cửa sổ hiện tại, vị trí của con trỏ bàn phím. trang hiện tại là trang mấy trên tổng số trang của văn bản, bàn phím ở chế độ chèn/đè,...
- 8. Các nút phóng to/phục hồi, thu nhỏ (Maximize/Restore, Minimize)
- 9. Nút close: để đóng cửa sổ văn bản hiện tại hoặc cửa sổ Word.

5. Các chế độ trình bày cửa sổ văn bản 

Trong quá trình soạn thảo văn bản, người sử dụng có thể lựa chọn một trong các chế độ trình bày cửa sổ văn bản sau:
- Print Layout: Cửa sổ hiển thị văn bản có đủ cả thước dọc và thước ngang. Văn bản được phân trang theo trang giấy in.
- Full Screen Reading: Vùng nhập văn bản chiếm toàn bộ văn bản, và chỉ ở chế độ đọc.
- Web Layout: Cửa sổ hiển thị văn bản dạng trang web, chỉ có một thước ngang. Văn bản không được phân trang theo trang giấy in.
- Outline: Cửa sổ hiện thị văn bản không có thước, chỉ thích hợp trong trường hợp thể hiện nhưng văn bản dài.
- Draft: Cửa sổ hiển thị văn bản chỉ có một thước ngang và giữa các trang chỉ có dấu hiệu phân trang.
Muốn làm việc ở chế độ văn bản nào chọn menu View và chọn chế độ tương ứng hoặc kích chuột tại các biểu tượng tương ứng trên cửa sổ ứng dụng.

Chế độ trình bày văn bản

Bài tập

a) Khởi động Microsoft Word: Quan sát, di chuyển vào Office Button và chọn Word Options -> để thiết lập một số thông số như: đơn vị đo, hiển thị khung, đặt mặc định lưu tài liệu ở định dạng Word 97-2003, ....
b) Tạo một tệp mới, không cần soạn thảo nội dung hãy
- Ghi văn bản với tên “Vidu_1”: theo định dạng Word 97-2003
- Sử dụng hộp thoại “Save As” lưu file này sang định dạng Word 2007 (docx)
c) Quan sát và thử thay đổi các cách hiển thị, di chuyển tài liệu

Hãy like nếu bài viết có ích →

Kết bạn với gisgpsrs trên Facebook để nhận bài viết mới nóng hổi